Drift

Driftsprosessen

Effektiv og god håndtering av ad hoc drift og løpende driftsoppgaver.

LYDIA systematiserer ad hoc driftsoppgaver som oppstår i den daglige driften av bygningsmassen. Samtidig sikrer LYDIA at alle planlagte eller periodiske driftsrelaterte arbeidsoppgaver blir utført til riktig tid. Tilbakemeldinger gir god kundeservice og systematisk tilsyn sparer deg for unødvendige kostnader.

UTFORDRING

Strever du med mange gule lapper, e-poster og telefonbeskjeder – og litt for dårlig oversikt over arbeids-oppgavene som skal utføres? I mange organisasjoner er det en stor utfordring å håndtere ad hoc driftsoppgaver og løpende tilsyns-oppgaver på en effektiv måte. En kaotisk hverdag gir ofte mange unødvendige telefoner og turer ut på byggene. Arbeidsdagen føles gjerne alt for kort på grunn av mange forstyrrelser. Hvordan prioritere riktig når oppgavene står i kø og kundene til stadighet ringer? Og hvordan rekke over alle de rutinemessige tilsynsoppgavene i tillegg?

LØSNING

Med LYDIA slipper du å forholde deg til driftsmeldinger via e-post eller sitte i telefonen hele dagen. LYDIAs system for innmelding av behov gir kunden mulighet til å registrere behov og ønsker på dine intranett- eller internettsider. Her angir kunden hvor problemet er og hva det gjelder. LYDIA sender de innmeldte behovene til kundeservice. Forespørselen kan også gå direkte til vaktmesterens mobiltelefon dersom du ønsker det.

I saksbehandlingsprosessen kan du vurdere og prioritere oppdragene. Du bestemmer når og eventuelt av hvem hvert oppdrag skal utføres, hvem som skal betale og hvilken type oppdrag dette er. LYDIA sørger dermed for at oppdraget havner på arbeidslista til den som skal utføre jobben. Når oppdraget er utført, føres påløpte timer og eventuelt andre kostnader, og arbeidsordren sluttføres. Historikken lagres dermed i databasen.

Kunden vil automatisk motta en e-post om at kundeservice har mottatt driftsmeldingen, med en beskrivelse av hva som vil skje videre med saken. Dersom endringer eller utsettelser oppstår, sendes det automatisk beskjed til kunden. Det samme gjelder når oppdraget er utført. LYDIA gir kunden mulighet til å følge status på driftsmeldinger han eller hun har meldt inn ved å gå inn på ”Mine innmeldte behov” på nettsiden.

NYTTEVERDI

Mer fornøyde kunder – Med LYDIA vil kundene oppleve at de får bedre oppfølging og service. Bare det å vite at det faktisk skjer noe med det innmeldte behovet gir en trygghet om at saken blir fulgt opp og løst.

Riktigere prioriteringer – LYDIA gir et godt bilde på blandingsforholdet mellom ad hoc og planlagte driftsoppgaver. Dette hjelper deg å ta riktige beslutninger og prioritere ressursene på en optimal måte. Det kan trengs, spesielt hvis det er den samme staben som skal utføre både løpende driftsoppgaver og det periodiske tilsynet.

En mer effektiv arbeidsdag – Med innmelding av behov via LYDIA vil antallet unødvendige telefoner reduseres til et minimum. Det gjør at du kan konsentrere deg om å utføre arbeidsoppgavene i stedet for å svare på spørsmål om hvorfor de ikke er utført